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制造業解決方案

降低間接業務中無形成本及如何強化企業內部管控

進駐中國的日本企業在生產,采購,銷售,庫存管理等基干業務領域已逐步實現系統化管理。但與之緊密相關的間接業務卻還未實現最優化配置。
我們常常在間接業務處理中能深刻感到操作繁瑣,費時費力;也常遇到業務停滯,決策僵持不定的情況。公司內部不能實現信息共享等等一系列問題。而這些存在在業務流程上的問題都將直接導致員工消極怠工,不當操作的發生。給企業帶來各種隱患。同時更將導致無形成本的增加,影響企業最終利潤。
那么如何將這些日常工作中涉及到的間接業務與基干業務進行無縫連接,實現標準化,制度化,進而提高工作效率,實現優化配置,以及如何強化企業內部管理都將成為日企未來亟需解決的課題之一。為此,適用于在華企業的工作流解決方案勢在必行。

在華日企的業務現狀及問題分析?

預付款申請業務處理的現狀及問題點(一)

在此我們以預付款申請業務為例,對目前實際的業務情況及存在的問題進行梳理。
比如,在銷售,生產等部門中,申請者要提交一份申請,首先,在電腦中尋找相關申請書模板,填寫相關內容,再打印出來簽字確認后,提交上級領導審批。這正是問題頻發之處,已打印好的帳票不慎丟失,金額計算錯誤,被駁回的申請反復修改費時費力結果導致提交申請不及時,而演變成事后處理的情況始有發生。由于模板信息由員工個人保存,在未實現企業內部信息共享下,信息更缺乏準確性,有效性。

預付款申請業務處理的現狀及問題點(二)

其次,目前的業務現狀是各部門專門設置檢查人員對申請者提交的申請書進行檢查,如結算金額,補貼費,預付代碼等細節部分核實,填寫錯誤時再返回到申請者,修正后再重新確認,然后再提交給領導審批等一系列操作,都將導致大量時間,人力的浪費,不但會加重檢查者的工作負擔,更降低了整個業務流程的處理效率。

預付款申請業務處理的現狀及問題點(三)

在審批過程中,審批者將對申請書進行2次確認后才能流轉至下一位審批者。那么越是上一級領導,需要審批的申請書數量會更多,很可能導致審批松懈,經費使用情況沒有確認仔細的情況下草率蓋章的例子也屢見不鮮。如遇到領導出差或外出不在公司時,審批常常被滯留,造成延誤處理等嚴重問題的發生。

預付款申請業務處理的現狀及問題點(四)

這些審批完成的申請由專門人員郵寄或遞送到本社或職能部門進行最終處理。比如進入財務部后,首先由財務擔當進行檢查,手動計算核對結果,財務部領導審批完成后發起轉帳支付申請,并在電腦上重復輸入各項數據信息。
財務擔當人員承擔著對全公司申請的確認工作,不但費時費力更降低確認敏感度,對財務科目分類及申請書中的錯誤核對不周,給日后財務審核埋下隱患。因此,從提交預付申請到實際支付整個周期花費1個月以上的情況相當普遍。目前企業現狀還不能游刃有余的在決算期前完成業務處理,漏計提等情況頻繁發生。
另一方面,在各種帳票文檔保管上,審計檢查上,對應申請提交者問題上都需要大量作業,給負責人員增添大量工作負擔。

★問題點總結
由此可見,紙質申請業務中常見的人為誤操作,文檔遺失,繁重工作量等問題,以及信息檢索費時,業務停滯,設置專門人員等問題都不利于企業內部管理,在制度上形成漏洞。而諸如信息重復錄入等操作更會造成無形成本的增加,使企業利潤減少。在管理上,規范制度被忽視,員工操作不符合規范都不利于企業實現內部管控。在財務審核上,更會導致財務報告可信度降低,大大影響企業信譽。

★工作流導入的必要性
如何解決并消除這些問題,需要在基于業務處理規則上通過導入適合的軟件實現自動化。將一個業務流程自動流傳至下一個業務流程,從而防范風險發生。同時,能夠將申請,審批的各種操作履歷完整記錄保存便于跟蹤,監控。成熟的工作流系統能夠預見性地避免各種隱患發生,提高業務處理效率。因此,如何有效利用工作流系統解決當前實際問題成為關鍵。

★內部管控與工作流的關系
工作流系統旨在遵守企業規章制度基礎上以有效降低監管工時,實現內部管控及提高業務效率為目的的強有力工具。

業務效率化解決方案介紹

工作流管理系統導入進程

Workflow業務劃分

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  • 可方便定義審批流程并靈活應用
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